Arbeitsverträge müssen in Textform gemäß § 126b BGB abgeschlossen werden. Ebenfalls kann seit dem 01.01.2025 ein wirksamer Vertragsschluss digital erfolgen, d. h. eine eigenhändige Unterschrift ist nicht mehr erforderlich.

Dafür müssen jedoch bestimmte Anforderungen erfüllt sein:

• Lesbare Erklärung: Der Vertrag muss in Schriftzeichen verfasst sein. Mündliche Vereinbarungen erfüllen die Textform nicht.
• Erkennbare Person des Erklärenden: Der Name des Erklärenden muss eindeutig erkennbar sein, z. B. durch einen Namenszug, eine gescannte Unterschrift oder Schriftzeichen am Ende des Textes.
• Dauerhafter Datenträger: Der Vertrag muss so gestaltet sein, dass er gespeichert und unverändert wiedergegeben werden kann – eine PDF-Datei erfüllt diese Anforderung.

Zusätzlich muss die Erklärung dem Empfangenden persönlich zugehen. Es reicht also nicht, wenn die empfangende Person die Datei von einer Website herunterladen muss. Ein Versand per E-Mail ist hingegen ausreichend.

Übermittlung nach dem Nachweisgesetz

Um den Arbeitsvertrag nach den gesetzlichen Vorschriften korrekt zu übermitteln, müssen Arbeitgebende sicherstellen, dass:

• das Dokument für Arbeitnehmende zugänglich ist,
• es gespeichert sowie ausgedruckt werden kann und
• die arbeitnehmende Person aufgefordert wird, eine Empfangsbestätigung zu erteilen.

Nach deutschem Recht genügt es, den Arbeitnehmenden zur Empfangsbestätigung aufzufordern. Laut EU-Richtlinie sollte der Arbeitgebende jedoch aktiv einen Empfangsnachweis einholen. Empfehlenswert ist daher der Versand per E-Mail mit Empfangsbestätigungsfunktion.