Ganz einfach, es sind Rechnungen im XML-Format, die nur in dieser strukturierten und maschinellen Form wiedergegeben werden. Die Papierform wird abgesetzt, um Kosten zu sparen sowie die Umwelt mehr schützen zu können. Auch eine PDF ist ab dem 01.01.2025 keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes mehr.

Die gängigsten beiden Formate, welche genutzt werden, sind XRechnung und ZUGFeRD. Dabei ist die XRechnung ausschließlich eine XML-Datei, wobei das ZUGFeRD Format ein hybrides Format darstellt und die Rechnung zusätzlich zur XML-Datei als PDF dargestellt wird.

Betroffen sind zunächst nur Unternehmen & Sachverhalte im B2B Bereich (Business to Business), dazu gehören auch Vermietende und Verpachtende. Diese Unternehmergruppen sollten beachten, dass gewerbliche Mietverträge spätestens ab 2028 nicht mehr als rechnungsersetzend gelten und Jahresrechnungen im E-Rechnungsformat versenden müssen. Für Rechnungen an Privatpersonen ändert sich nichts.

Die E-Rechnungspflicht gilt nur innerhalb von Deutschland, das heißt Rechnungen vom oder ins Ausland werden weiterhin in Papierform oder als PDF übermittelt und empfangen.

Ab dem 01.01.2025 sind alle Unternehmende dazu verpflichtet E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Spätestens ab dem 01.01.2028 sind die Betroffenen dazu verpflichtet E-Rechnungen auch zu versenden. Im Zeitraum zwischen Anfang 2025 – Ende 2027 ist es möglich Rechnungen noch immer in Papierformat (auch PDF) zu versenden.

Ja, die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen besteht weiterhin. Dadurch, dass die E-Rechnung nun aber als XML-Datei vorliegt, ist diese Datei als Rechnungsdokument elektronisch zu archivieren. Ab 2028 dürfen nur noch Fahrausweise und Kleinbetragsrechnungen bis zu 250 EUR als nicht E-Rechnung an Unternehmen ausgestellt werden.

Es gibt viele Vorteile, wie zum Beispiel die Flexibilität, schnellere Bearbeitung sowie die pünktliche Zahlung, doch ausschlaggebend ist, dass weniger Fehleranfälligkeiten vorkommen und die Durchlaufzeiten verkürzt sind.